Projektbeispiele in Angeboten richtig lesen

Projektbeispiele als Nachweis lesen – nicht als Selbstdarstellung

Ein Projektbeispiel im Angebot ist kein Werbetext, sondern ein Prüfgegenstand: Die Vergabestelle vergleicht es mit den Vorgaben der Ausschreibungsunterlagen und mit den Beispielen der anderen Bieter. Was die Ausschreibung nicht verlangt, zählt nicht; was verlangt ist und fehlt, kostet Punkte oder kann zum Ausscheiden führen. Eine einheitliche Gliederung je Beispiel – Ausgangslage, Aufgabenstellung, eigene Rolle, Umfang, Ergebnis, zugehörige Nachweise – macht die Übereinstimmung mit den geforderten Merkmalen rasch überprüfbar.

Je nach Beschaffung oder Förderprogramm kann der Demonstrationscharakter im Vordergrund stehen: Der Leitfaden zur 8. Ausschreibung des Programms „Stadt der Zukunft“ (FFG, 2020) hält fest, dass das Programm innovativen österreichischen Unternehmen ermöglicht, ihre Produkte und Dienstleistungen im Rahmen von Demonstrationen zu zeigen. Wer ein solches Beispiel vorlegt, muss nicht nur ein fertiges Ergebnis belegen, sondern auch Demonstration und Umsetzung – Ort, Beteiligte, Zeitraum und die tatsächlich erbrachte Leistung.

Objektiver Erklärungswert: Was der Wortlaut wirklich verlangt

Die Landesverwaltungsgerichte stellen fest: Ausschreibungsunterlagen sind nach ihrem objektiven Erklärungswert auszulegen, wobei zunächst der Wortlaut in seiner üblichen Bedeutung maßgeblich ist. Für Projektbeispiele bedeutet das: Entscheidend ist nicht, was der Bieter gemeint hat, sondern was die Ausschreibung nach dem gewöhnlichen Verständnis ihrer Formulierungen verlangt.

In der Praxis zerlegt man den Wortlaut in einzelne prüfbare Merkmale: Projektart, Zeitraum bzw. Stichtag, Auftraggeber, Rolle des Einreichers, Volumen, Nachweisform. Zu jedem Merkmal gehört im Angebot eine konkrete Fundstelle – etwa die Seite im Referenzblatt, eine Bestätigung des Auftraggebers oder ein Abnahmeprotokoll. Ein ähnliches, aber anders gelagertes Projekt erfüllt die Anforderung nicht, selbst wenn es technisch anspruchsvoller war. Hat ein Begriff mehrere übliche Bedeutungen, ist die gebräuchliche maßgeblich – nicht jene Auslegung, die dem eigenen Projekt am besten passt.

Anforderungen an ein Projektbeispiel ableiten

Wer einreichen darf, ist oft ausdrücklich geregelt. Der Kombileitfaden Leading Companies – Roadmapping der WKO Oberösterreich hält fest, dass Projekte nur durch ein Unternehmen – die potenzielle Leading Company – eingereicht werden können. Für das Angebot heißt das: Einreicher muss jenes Unternehmen sein, das die geforderte Rolle getragen hat. Diese Rolle (Projektleitung, Planung, Ausführung, Lieferung) muss aus dem Beispiel hervorgehen, ebenso die Abgrenzung zu Konsortialpartnern, Subunternehmern oder Forschungseinrichtungen.

Typische Anforderungen in Ausschreibungen sind: Projektart (Studie, Entwicklung, Demonstration, Umsetzung, Betrieb), Umfang (Auftragssumme, Laufzeit, Anzahl der Beteiligten), Rolle des Einreichers, Aktualität anhand eines Stichtags sowie Art des Auftraggebers (öffentlich oder privat). Diese Merkmale lassen sich aus den Unterlagen herausarbeiten, auch wenn sie über mehrere Abschnitte verstreut sind – etwa in Eignungskriterien, Zuschlagskriterien und Anmerkungen zur Nachweisform.

Als Belege kommen üblicherweise Auftragsschreiben, Referenzbestätigungen des Auftraggebers, Abnahme- oder Übernahmeprotokolle und Projektendberichte in Frage. Verlangt die Ausschreibung eine bestimmte Form – etwa eine Bestätigung des Auftraggebers auf Briefpapier oder eine vorgegebene Vorlage –, zählt nur diese; eine selbst verfasste Projektbeschreibung ersetzt sie nicht.

Anforderungen an Projektbeispiele aus Ausschreibungsunterlagen

Zuschlagskriterien und Subkriterien auf das Beispiel anwenden

Subkriterien können mehrere Aspekte in einem einzigen Bewertungsmaßstab bündeln. In einer Entscheidung des LVwG vom 9. Jänner 2017 war zu prüfen, ob die Bewertung im Subkriterium „Professionalität-Vollständigkeit“ und deren verbale Begründung richtig ausgeführt wurde. Ein solches Subkriterium erfasst das Projektbeispiel doppelt: Professionalität betrifft die Art der Abwicklung – Vorgangsweise, eingesetzte Verfahren, Qualitätssicherung, Steuerung –, Vollständigkeit das Vorhandensein aller geforderten Angaben und Nachweise.

Für Bieter heißt das, das Beispiel vor dem Einreichen gegen jedes Subkriterium zu prüfen: Ist die Professionalität aus Text und Belegen erkennbar, oder steht dort nur das Ergebnis? Sind alle verlangten Angaben vorhanden, oder fehlen Zeitraum, Volumen oder Rollenangabe? Für Vergabestellen folgt daraus, die Bewertung je Subkriterium verbal zu begründen und nicht nur Punkte zu vergeben – sonst ist die Entscheidung nicht überprüfbar.

Vollständigkeit, Dokumentation und Übergabe prüfen

Manche Leistungsbeschreibungen verlangen ausdrücklich Dokumentations- und Übergabeleistungen. Die Leistungsbeschreibung Dienstleistungen der ASFINAG (D-007, Version 007, Stand 1. Jänner 2017) sieht vor, dass eine Dokumentationsvorlage für das Projekt erstellt und übergeben werden kann, damit die digitalen Dokumente strukturiert übernommen werden können. Fordert die Ausschreibung Derartiges, muss das Projektbeispiel auch diesen Teil abdecken – nicht nur die technische Leistung.

Zu prüfen ist daher, welche Dokumente die Ausschreibung konkret verlangt: Dokumentationsvorlage, Übergabeverzeichnis, Formate für digitale Unterlagen, Revisionsstände, Protokolle, Wartungs- oder Betriebsunterlagen. Belegt wird das nicht mit der Behauptung, die Dokumentation sei vollständig gewesen, sondern durch ein Inhalts- oder Übergabeverzeichnis mit Datum und Empfänger. Fehlt der Nachweis zur Übergabe, bleibt die Vollständigkeit eine unbelegte Angabe – und damit für die Bewertung wertlos.

Kurz-Check für die Praxis

Für Bieter: Steht im Angebot, welcher Wortlaut der Ausschreibung durch welche Stelle des Beispiels erfüllt wird? Ist der Einreicher jenes Unternehmen, das die Rolle tatsächlich getragen hat? Sind Projektart, Zeitraum, Auftraggeber, Volumen und Rolle jeweils einzeln benannt? Liegt die geforderte Nachweisform vor? Sind Professionalität (Vorgangsweise, Steuerung, Qualitätssicherung) und Vollständigkeit (alle Angaben und Belege) getrennt erkennbar? Ist eine geforderte Dokumentations- und Übergabeleistung mit Verzeichnis und Datum belegt?

Für Vergabestellen: Wird jedes Beispiel an denselben, aus dem Wortlaut abgeleiteten Merkmalen gemessen, und sind diese Merkmale in den Unterlagen eindeutig formuliert? Wird jedes Subkriterium verbal begründet? Werden nicht vergleichbare Projekte – andere Projektart, andere Rolle, anderer Zeitraum – als nicht erfüllend gewertet und nicht mit Teilpunkten aufgewertet? Ist nachvollziehbar dokumentiert, welche Unterlage welches Merkmal belegt, damit die Entscheidung bei einer Überprüfung nach dem objektiven Erklärungswert der Ausschreibungsunterlagen standhält?